Tisková konference v sále, nebo online? Co vybrat

Tiskovou konferenci uspořádáte v sále, online nebo hybridně a volba závisí na tom, kdo má přijít a co chcete ukázat. Pokud potřebujete produkt vystavit nebo zajistit osobní kontakt, hodí se sál. Pro rychlé sdělení širokému okruhu novinářů poslouží online přenos. Na každou formu navazují praktické otázky, které čtenáři kladou nejčastěji: kde, komu, v kolik, s čím a co po akci. Odpovědi najdete v pořadí, v jakém se konferenci připravuje.

Kde konferenci uspořádat?

Vyberte místo, které je pro novináře snadno dostupné. Blízkost stanice veřejné dopravy a parkování ušetří omlouvání se zpoždění. Sál by měl mít kapacitu o něco větší, než očekáváte hostů. Příliš prázdná místnost působí hůř než plná.

Volba mezi sálem a online se dá shrnout do několika kritérií. Tabulka ukazuje rozdíly.

Hledisko	Sál	Online	Hybrid
Dosah	místní novináři	kdokoli s připojením	nejširší
Ukázka produktu	přímo na místě	jen na obrazovce	na místě i záznamem
Technická náročnost	střední	nižší	nejvyšší
Osobní kontakt	silný	slabý	smíšený

Hybrid se hodí, pokud máte jak místní, tak vzdálené zájemce. Vyžaduje však dvojí režii. U malé akce se nevyplatí.

Komu a kdy rozeslat pozvánky

Pozvánku rozesílejte konkrétním redaktorům, ne obecným adresám redakce. Vyberte ty, kdo píšou o vašem oboru. Jejich kontakty si ověřte, mění se. Hromadná zpráva všem bez rozlišení má menší úspěch.

Termín oznamte aspoň týden předem, u větších akcí dříve. Připomenutí pošlete den před akcí. V pozvánce uveďte téma, čas, místo, jména mluvčích a jak se přihlásit. Stručnost je přednost.

Nevyberte čas, který kolidu­je s vysíláním zpráv nebo uzávěrkami. Dopoledne mezi devátou a jedenáctou obvykle funguje dobře. Vyhněte se pondělním ránům a pátečním odpolednům. Zkontrolujte, zda se nekryje s velkou událostí.

Jaký má být program?

Konference by neměla trvat déle než hodinu, často stačí třicet až čtyřicet minut. Začněte stručným úvodem, jádro sdělení dejte na začátek. Poté prostor pro otázky. Dlouhé projevy novináře unavují.

Určete moderátora, který hlídá čas a předává slovo. Mluvčí mají mít připravenou jednu hlavní zprávu a pár podpůrných faktů. Konkrétnost bije obecná prohlášení. Na otázky se připravte předem, včetně nepříjemných.

Zvažte krátkou ukázku nebo prohlídku, pokud téma vyžaduje. Zůstaňte u věci. Po oficiální části ponechte čas na individuální rozhovory. Mnoho informací zazní až tehdy.

Jaká technika je potřeba?

V sále zkontrolujte zvuk, projekci a připojení k internetu. Mikrofon potřebují mluvčí i ti, kdo kladou otázky. Zkoušku udělejte den předem a znovu hodinu před začátkem. Záložní kabely a adaptéry se hodí.

U online přenosu vyberte stabilní platformu a vyzkoušejte ji s kolegy. Kamera ve výšce očí, dobré osvětlení a tiché prostředí zlepší dojem. Chat nebo funkce otázek umožní zapojit účastníky. Určete člověka, který je bude sledovat.

Pořiďte záznam, pokud to účastníci souhlasí. Novináři, kteří se nemohli zúčastnit, ho ocení. Dbejte na ochranu osobních údajů. Informujte o natáčení předem.

Co připravit pro novináře?

Připravte tiskovou zprávu s hlavními fakty, citacemi a kontaktem na mluvčího. Rozešlete ji v době konference, aby ji novináři měli po ruce. Zpráva má být stručná a jasná. Číslům a datům věnujte kontrolu.

Doplňte podklady, například fotografie, grafy nebo logo ve vhodném rozlišení. Sloučíte je do složky ke stažení. Označte, co lze volně použít. Usnadníte práci a zvýšíte šanci na publikování.

Zvažte i občerstvení a prostor pro práci. Voda a káva stačí, pokud akce trvá krátce. Nezapomeňte na zásuvky a síť. Pohodlí hosta ovlivňuje náladu.

Co po konferenci?

Do několika hodin rozešlete shrnutí a podklady těm, kdo nepřišli. Poděkujte přítomným. Uveďte, kam se mohou obracet s doplňujícími otázkami. Rychlost zvyšuje šanci na zveřejnění.

Sledujte, co o akci vyšlo, a chyby uveďte na pravou míru zdvořile. Zaznamenejte, kdo psal a jaký tón zvolil. Tyto poznatky se hodí pro příště. Vztahy s novináři budujete dlouhodobě.

Vyhodnoťte, co se povedlo a co ne. Zeptejte se kolegů, kolik novinářů přišlo a jaké otázky padly. Z odpovědí upravíte další akci. Zápis uložte pro budoucí potřebu.

Zdroje

• Syndikát novinářů České republiky
• Asociace public relations agentur