Jak vybrat firemní informační systém, aby ho lidé používali

Firemní informační systém nevybíráte podle toho, kolik umí, ale podle toho, kolik z toho vaši lidé skutečně použijí. Nejčastější chyba přichází dřív než první ukázka dodavatele: firma spěchá s nákupem a nemá popsáno, jak dnes pracuje. Pak se kupuje nástroj na problém, který nikdo přesně nepojmenoval. Další řádky procházejí omyly, které se při výběru opakují, a u každého uvádějí, co platí doopravdy. Pomůže vám to klást dodavatelům otázky, na které nejde odpovědět obecnou frází.

Nejdřív procesy, funkce až potom

Častý omyl zní, že stačí porovnat tabulky funkcí a vybrat systém s nejvíce zaškrtnutými řádky. Ve skutečnosti většina funkcí zůstane nepoužitá. Sepište proto nejdřív, jak vzniká zakázka, jak se fakturuje a kdo komu předává informace. Teprve na takovém popisu poznáte, co systém opravdu potřebujete.

Dobrý popis nemusí být složitý. Stačí schéma na jednom listu a poznámky, kde se dnes ztrácí čas. Typicky jde o ruční přepisování mezi tabulkami nebo o schvalování e-mailem. Každý takový bod je kritérium, které dodavateli zadáte.

Zapojte lidi, kteří s agendou pracují denně. Vedení často vidí proces jinak než účetní nebo skladník. Rozdíl mezi nimi je přesně místo, kde zavedení systému narazí. Čím dříve ho odhalíte, tím levnější bude oprava.

Větší systém není automaticky lepší

Další představa říká, že velký systém vydrží s firmou růst a je tedy bezpečná volba. Pro dvacetičlennou firmu však může být zbytečně těžkopádný. Uživatelé se v něm ztrácejí, obcházejí ho a vracejí se k tabulkám. Pak se z investice stane drahá evidence.

Rozhodující je, zda se systém dá rozšiřovat po modulech. Začněte tím, co bolí nejvíc, například fakturací a skladem. Další moduly přidáte, až si první zvyknou. Tento postup šetří peníze i nervy.

Zeptejte se také, jak snadno z něj odejdete. Export dat v běžném formátu je důležitější, než se zdá. Firma, která se nemůže přestěhovat, je dodavateli vydána na milost. Smluvní podmínky ukončení si přečtěte dopředu.

Zavedení není jen věc IT

Převládá názor, že nový systém nainstaluje technik a zbytek se vyřeší sám. Technik ale nerozhodne, jak se budou schvalovat faktury ani kdo smí měnit ceník. Tato rozhodnutí patří majiteli nebo vedoucím oddělení. Bez nich zůstane systém nastavený podle výchozích hodnot dodavatele.

Pro zavedení určete jednoho odpovědného člověka z provozu. Ten kontaktuje dodavatele, sbírá připomínky a hlídá termíny. Pokud tuto roli nikdo nemá, každý předpokládá, že se o věc stará někdo jiný. Projekt se pak zdržuje.

Počítejte i se školením. Jedna hodinová prezentace nestačí, lidé se učí na vlastních úkolech. Rozumné je školit po skupinách podle práce, kterou dělají. Krátké zkoušení na vzorových datech pomáhá víc než dlouhý výklad.

Data se sama nepřevedou

Mnoho firem věří, že se stará evidence zákazníků a zboží do nového systému jednoduše nahraje. Jenže data bývají nejednotná, duplicitní a zastaralá. Jeden zákazník je veden třikrát pod různým názvem. Takový stav systém jen zvětší, ne zlepší.

Před převodem data pročistěte. Sjednoťte názvy, smažte zbytečné záznamy a ověřte kontakty. Zabere to týdny, ale ušetří to reklamace i chybné faktury. Čištění lze pověřit toho, kdo data dobře zná.

Domluvte si zkušební převod. Dodavatel nahraje vzorek a vy zkontrolujete, zda souhlasí zůstatky a vazby. Teprve potom se převádí zbytek. Chyby tak odhalíte na malém vzorku.

Cena není jen licence

Firmy často porovnávají jen položku za licenci. Skutečné náklady tvoří i zavedení, školení, úpravy na míru, provoz a pravidelná podpora. Levná licence s drahými úpravami vyjde hůř než dražší systém, který vám sedí hned. Žádejte proto nabídku rozepsanou po položkách.

Ptejte se, co se děje při aktualizacích. Mění se legislativa, a systém ji musí sledovat, například u účetnictví a mezd. Ujistěte se, že aktualizace jsou součástí smlouvy. Jinak je budete řešit zvlášť.

Spočítejte také, co by stálo, kdyby se zavedení nepovedlo. Čas lidí, zpožděné zakázky a nespokojení zákazníci jsou skutečný náklad. Tento scénář s dodavatelem otevřeně probereme dopředu. Dobrý dodavatel s ním nemá problém.

Ukázka nestačí, vyzkoušejte ho na svých datech

Dodavatelské ukázky bývají připravené tak, aby fungovaly. Skutečný provoz je jiný: zakázky s výjimkami, slevami a částečnými dodávkami. Požádejte proto o zkušební provoz s vaším vzorkem dat a běžnými případy. Teprve pak uvidíte, kde systém drhne.

Vyberte tři čtyři úkoly, které zaměstnanci dělají nejčastěji. Nechte je projít od začátku do konce a měřte, kolik kroků potřebují. Srovnejte to s dnešním postupem. Pokud není úspora zjevná, systém nemá smysl.

Kontaktujte i firmy, které systém používají. Dodavatel by měl být ochoten dát vám referenci. Zeptejte se, co jim nejvíc vadilo a jak rychle podpora reaguje. Odpověď na druhou otázku se v praxi ukáže jako zásadní.

Můj tip: Doporučil bych vybrat dva zaměstnance z provozu, kteří budou systém zkoušet na svých každodenních úkolech. Nechte je před rozhodnutím sepsat, co jim překáželo a co naopak ušetřilo čas. Jejich seznam vám prozradí víc než jakákoli prezentace.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Svaz průmyslu a dopravy ČR
• Úřad pro ochranu osobních údajů