Kdy skartovat dokumenty? Když už je nemusíte archivovat

Dokumenty skartujte až po uplynutí lhůty, po kterou je zákon nebo smlouva přikazuje uchovávat, a vždy způsobem, který znemožní rekonstrukci obsahu. Papír v koši na tříděný odpad prozradí jméno, adresu, rodné číslo i bankovní spojení, což stačí k zneužití. Opačná chyba je stejně častá: vyhodit podklady, které bylo nutné ještě rok držet. Proto se rozhodování dělí na dvě otázky, kdy skartovat a jak. Dalších šest oddílů dává praktické odpovědi pro domácnost i malou firmu.

Kdy skartovat ano

Skartovat můžete, jakmile uplynula lhůta uložení a doklad už nemá právní ani praktický význam. Patří sem staré výpisy, vyřízená korespondence, zrušené smlouvy a podklady k již uzavřeným věcem. Čím déle věc leží v šuplíku, tím větší je riziko úniku. Pravidelné čištění se hodí jednou ročně.

Skartaci zvažte u dokladů s osobními údaji, které vám už nejsou potřeba. Jde o životopisy neúspěšných uchazečů, kopie občanských průkazů nebo zdravotní dotazníky. Zákon o ochraně osobních údajů požaduje, aby se údaje neuchovávaly déle, než je nutné. To platí pro firmy zvlášť.

Doma skartujte obálky s adresou, výpisy z karet, vyřízené faktury a recepty bez významu. Stejně tak štítky z balíků. Z těchto drobností lze poskládat obraz o vašem životě. Nepodceňujte je.

Kdy skartovat ne

Lhůty uchování stanoví různé předpisy, například o účetnictví, daních, pracovním právu a archivnictví. Účetní doklady, mzdové podklady nebo smlouvy je nutné držet po určitou dobu a ta se liší. Přesné lhůty ověřte u účetního nebo v aktuálních zákonech. Nespoléhejte na vzpomínky z minulosti.

Nikdy neskartujte dokumenty, které mohou sloužit jako důkaz ve sporu. Reklamace, záruční listy a potvrzení o úhradě se hodí, dokud trvá záruka nebo promlčecí doba. Pokud probíhá řízení, vše související uchovejte. Bez dokladu se hájíte hůř.

Veřejné instituce se řídí zákonem o archivnictví a spisové službě a skartační řád jim určuje postup. Soukromé firmy mají vlastní směrnici. Vyplatí se ji napsat. Určí, co, kdy a kdo skartuje.

Jaký stupeň skartace zvolit

Skartovačky se dělí podle řezu. Pruhový řez dělí list na dlouhé proužky a lze jej složit zpět. Řez na částice je bezpečnější, protože zmenšuje kus na malé čtverečky. Rozdíl je zásadní u citlivých dat.

Bezpečnostní úrovně popisuje norma DIN 66399, která rozlišuje stupně podle velikosti částic. Pro běžnou domácnost postačí nižší úroveň, pro dokumenty s osobními údaji klientů a zdravotními informacemi je vhodné vyšší. Vyberte podle citlivosti. Údaj o stupni je uveden v popisu zařízení.

Papír je jen část. Skartovat lze i kreditní karty, CD a disky, ale musí to stroj výslovně umět. Používání nevhodného zařízení poškodí nože. Přečtěte si návod.

Vlastní skartovačka, nebo služba

Vlastní skartovačka se hodí pro malá množství. Dokumenty zlikvidujete hned, bez přepravy a bez třetí strany. Nevýhodou je časová náročnost a nutnost údržby. Za větší objemy se stroje přehřívají.

Služba skartace odveze dokumenty v uzamčené nádobě a zlikviduje je ve specializovaném zařízení. Vhodná je pro firmy a velké objemy. Požadujte protokol o likvidaci. Je to doklad pro případ kontroly.

Vyberte ověřeného poskytovatele a zjistěte, jak chrání materiál při převozu. Smlouva musí řešit zpracování osobních údajů. Zeptejte se na certifikace. Nenechávejte důvěrné papíry bez dozoru.

Digitální data a nosiče

Stará zařízení obsahují více dat, než si myslíte. Pevné disky, telefony a flash disky uchovávají soubory, i když je smažete. Pouhé formátování nemusí stačit. Použijte bezpečné přepsání nebo fyzické zničení.

Před prodejem nebo recyklací telefon obnovte do továrního nastavení a odstraňte účty. U počítačů zašifrujte disk předem. Pokud disk obsahuje důvěrná data, zvažte jeho likvidaci. Elektronický odpad odevzdejte do zpětného odběru.

E-maily a cloudové úložiště také podléhají lhůtám. Pravidelně mažte staré soubory, pokud je již nepotřebujete. Zálohy mají vlastní životnost. Kontrolujte i je.

Časté otázky

Mohu dokumenty jednoduše roztrhat?

Ne, roztrhaný papír lze poskládat zpět, zvlášť pokud je rozdělen jen na několik kusů. U citlivých dokladů použijte skartovačku s částicovým řezem. Rozdrobené zbytky patří do tříděného papíru. Čím menší částice, tím lépe.

Jak dlouho držet faktury?

Záleží na typu dokladu a předpisu, proto neexistuje jedno číslo. Lhůty stanoví zákony o účetnictví a daních. Ověřte je u účetního. Raději držte déle než kratší dobu.

Co dělat s dokumenty zemřelého?

Nejdříve je roztřiďte a ponechte ty, které jsou potřeba pro dědické řízení a vyúčtování. Ostatní skartujte. Při nejistotě se poraďte s notářem. Nic nevyhazujte najednou.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Ministerstvo vnitra ČR
• Národní archiv