Pro pořadatele, který nemá s plánováním konference dostatek předchozích zkušeností, je organizace akce tohoto druhu poněkud stresující. Na druhou stranu nejde o nic, co byste nemohli zvládnout – stačí se držet pravidel, které jsme pro vás shrnuli v tomto článku.
1. Vytyčte si konkrétní cíl
Anebo cíle – samozřejmě jich může být více. Podstatné je vědět, proč se má konference konat. Každá akce musí mít smysl, obvykle předání informací, zvýšení povědomí o pořadateli, příprava na prodej produktu apod.
2. Napište si plán
Než se pustíte do zařizování, chopte se chytrého telefonu nebo tužky a papíru a sepište si v bodech všechny své požadavky, přání a další důležité aspekty. Konference bude mít konkrétní obrysy a budete se mít čeho chytit.
3. Definujte rozpočet
Peníze. Alfa a omega každé konference. A protože předpokládáme, že váš rozpočet není neomezený, měli byste si předem stanovit mantinely. Rozepište si všechny plánované položky a nezapomeňte na určitou rezervu.
4. Najděte vhodné místo
Výběr místa konání rozhodně nepodceňujte a vyhledejte moderní konferenční prostory na dostupné adrese. Pokud se konference neváže ke konkrétnímu městu, preferujte Prahu. Metropole je na tom z hlediska dopravní dostupnosti a celkové nabídky konferenčních prostorů zdaleka nejlépe. Konferenciéři nedají dopustit například na stylový Hotel Belvedere Praha.
5. Přizvěte si na pomoc externisty
Plánování možná zvládnete sami, ale samotnou realizaci rozdělte mezi více lidí. Pomoc hledejte u kolegů nebo profesionálů. Nenakládejte si na bedra více úkolů, než jste schopni zvládnout.
6. Sestavte zajímavý line-up
Na konferenci by neměly chybět špičky z oboru, nicméně někdy je lepší upřednostnit odborníky před celebritami. Vždy záleží na povaze konference a ještě více skladbě návštěvníků. Snažte se jim program přizpůsobit, vždyť právě pro ně akci děláte.
7. Správně načasujte propagaci
Konference, o které nikdo neslyšel, nemůže být úspěšná. Zvolte vhodné propagační kanály a dejte ostatním vědět v dostatečném předstihu. Událost by se samozřejmě neměla překrývat s jinou, podobnou konferencí.
Napsat komentář