Úspěšná může být i vaše konference. Držte se těchto 7 pravidel

Pro pořadatele, který nemá s plánováním konference dostatek předchozích zkušeností, je organizace akce tohoto druhu poněkud stresující. Na druhou stranu nejde o nic, co byste nemohli zvládnout – stačí se držet pravidel, které jsme pro vás shrnuli v tomto článku.

1. Vytyčte si konkrétní cíl

Anebo cíle – samozřejmě jich může být více. Podstatné je vědět, proč se má konference konat. Každá akce musí mít smysl, obvykle předání informací, zvýšení povědomí o pořadateli, příprava na prodej produktu apod.

2. Napište si plán

Než se pustíte do zařizování, chopte se chytrého telefonu nebo tužky a papíru a sepište si v bodech všechny své požadavky, přání a další důležité aspekty. Konference bude mít konkrétní obrysy a budete se mít čeho chytit.

3. Definujte rozpočet

Peníze. Alfa a omega každé konference. A protože předpokládáme, že váš rozpočet není neomezený, měli byste si předem stanovit mantinely. Rozepište si všechny plánované položky a nezapomeňte na určitou rezervu.

4. Najděte vhodné místo

Výběr místa konání rozhodně nepodceňujte a vyhledejte moderní konferenční prostory na dostupné adrese. Pokud se konference neváže ke konkrétnímu městu, preferujte Prahu. Metropole je na tom z hlediska dopravní dostupnosti a celkové nabídky konferenčních prostorů zdaleka nejlépe. Konferenciéři nedají dopustit například na stylový Hotel Belvedere Praha. https://www.youtube.com/watch?v=GJwdm-PhS9Q

5. Přizvěte si na pomoc externisty

Plánování možná zvládnete sami, ale samotnou realizaci rozdělte mezi více lidí. Pomoc hledejte u kolegů nebo profesionálů. Nenakládejte si na bedra více úkolů, než jste schopni zvládnout.

6. Sestavte zajímavý line-up

Na konferenci by neměly chybět špičky z oboru, nicméně někdy je lepší upřednostnit odborníky před celebritami. Vždy záleží na povaze konference a ještě více skladbě návštěvníků. Snažte se jim program přizpůsobit, vždyť právě pro ně akci děláte.

7. Správně načasujte propagaci

Konference, o které nikdo neslyšel, nemůže být úspěšná. Zvolte vhodné propagační kanály a dejte ostatním vědět v dostatečném předstihu. Událost by se samozřejmě neměla překrývat s jinou, podobnou konferencí.